Organizacja konferencji – dobry biznes dla energicznych i rozsądnych
Wielu firmom wydaje się, że organizacja konferencji czy kongresu jest łatwą i prostą sprawą, w związku z tym nawet firmy i agencje reklamowe oferują swoje usługi na tym polu. Prawda jest taka, jeżeli organizator nie ma doświadczenia, prawdopodobnie zorganizuje konferencję dwa razy – pierwszy i ostatni. Kongres kongresowi nie równy, trzeba naprawdę mieć dobre rozeznanie w hotelach – zakwaterowanie uczestników jest podstawową sprawą, trzeba umieć przewidzieć wiele sytuacji, które mogą zaistnieć. Już samo zarezerwowanie pokoi w kilkunastu hotelach może przyprawić o zawrót głowy. W każdym obowiązują inne ceny, inne warunki rezerwacji, anulacji pokoi, przedpłaty, czasem nawet zadatki – przy kilkuset uczestnikach imprezy łatwo się pogubić. Oprócz rezerwacji w hotelach, konieczne są jeszcze inne – rezerwacja sali konferencyjnej plenarnej, kilku lub kilkunastu mniejszych, dodatkowych świadczeń jak wyżywienie, wycieczki fakultatywne, uroczysta kolacja lub bankiet, przygotowanie materiałów konferencyjnych i zatrudnienie całego sztabu ludzi do obsługi uczestników. Może się to komuś wydawać łatwym zarobkiem, ale tak nie jest. Duże imprezy przygotowuje się nawet trzy, cztery lata przed planowanym terminem. Podpisywane są częściowe umowy, bo nie zawsze da się określić wszystko z kilkuletnim wyprzedzeniem. Żeby wszystko ogarnąć i do tego w terminie, trzeba mieć bardzo otwartą głowę. Szkoda, że na naszym rynku jest wiele firm organizujących tego typu imprezy, a mających niewielkie pojęcie o tym, jak to robić.
